Was kostet dich ein Kunde wirklich? Profitabilität pro Auftrag berechnen

Ein Kunde kann auf dem Papier profitabel wirken und dir trotzdem einen großen Teil deiner Kapazität nehmen. Der Grund: Viele Dienstleister betrachten nur den vereinbarten Preis, nicht den tatsächlichen Aufwand dahinter.

Dieser Artikel geht deshalb nicht darum, wie du grundsätzlich Preise festlegst oder dein gesamtes Business skalierst. Es geht um eine konkrete Frage: Was kostet dich ein einzelner Auftrag wirklich?

1. Erfasse auch die unsichtbare Arbeit

Zur Leistung gehören nicht nur die Stunden, die du direkt am Ergebnis arbeitest. Abstimmungen, Recherche, Nachrichten, Korrekturen, Reporting, Vorbereitung, Toolpflege und Administration verbrauchen ebenfalls Kapazität. Wenn du diese Zeit nicht berücksichtigst, wirkt ein Auftrag wirtschaftlicher, als er ist.

2. Rechne mit dem tatsächlichen Gesamtaufwand

Addiere für einen repräsentativen Monat alle Zeiten, die direkt oder indirekt für den Kunden entstehen. Teile anschließend den monatlichen Umsatz dieses Kunden durch den Gesamtaufwand. So erhältst du eine deutlich realistischere Sicht auf den wirtschaftlichen Wert des Auftrags.

3. Beobachte den effektiven Stundensatz

Der effektive Stundensatz ist keine Preisempfehlung, sondern eine Diagnose. Er zeigt dir, ob Scope, Kommunikationsaufwand und Korrekturen deine Kalkulation auffressen. Zwei Kunden mit demselben Retainer können deshalb völlig unterschiedlich profitabel sein.

4. Prüfe, wodurch die Marge sinkt

Häufig liegt das Problem nicht am Grundpreis allein. Zu viele Meetings, unklare Freigaben, zusätzliche Sonderwünsche oder schlecht definierte Verantwortlichkeiten können die Marge schleichend reduzieren. Genau diese Ursachen solltest du getrennt betrachten.

5. Leite eine konkrete Entscheidung ab

Wenn ein Auftrag dauerhaft zu viel Kapazität bindet, gibt es mehrere mögliche Konsequenzen: Scope klarer begrenzen, Prozesse verbessern, Preis anpassen, bestimmte Leistungen aus dem Paket nehmen oder die Zusammenarbeit neu verhandeln. Mehr Umsatz ist nicht automatisch die richtige Antwort.

Fazit: Profitabilität wird pro Auftrag sichtbar

Ein volles Kundenportfolio sagt wenig darüber aus, wie gesund dein Business ist. Erst wenn du weißt, was einzelne Aufträge wirklich kosten, kannst du fundiert entscheiden, welche Kunden, Leistungen und Paketstrukturen dein Wachstum tatsächlich tragen.

Für die größere Verbindung aus Profitabilität, Kapazität, Delegation und Skalierung ist Teil 2 meines Spielbuchs die passende Vertiefung.